Nemusí to byť hodina (aby online mítingy neboleli)

„Nemusí to byť hodina“, povedal už rázne náš chief creative director Martin Woska, keď sme plánovali ďalší brainstorming cez zoom. Od rána bol na videokonferenciách a už bol nahnevaný, že nemá chvíľu na prestávku. Accountovi, ktorý plánoval stretnutie musel preto pripomenúť jedno z najdôležitejších pravidiel, ktoré pomáha prežiť dni plné online mítingov – že stretnutie nemusí trvať celú hodinu. Stretnutie naplánovali kratšie, všetko stihli a Martin mal čas skočiť si po kávu a prichystať sa na ďalšie stretnutie (áno, ďalší zoom call).

Problém s nasekanými mítingami po celý deň sa vyskytuje vo firmách už dlhšie. Ale odkedy sme sa presunuli do homeofficov a online meetingov, je to ešte horšie. Medzi online stretnutiami doslova nie je priestor sa ani vycikať. V rámci našej iniciatívy „radšej zapálení, ako vyhorení“ sa preto pozeráme aj na to, ako znížiť únavu z online stretnutí. V tomto článku vám povieme, čo nám pomáha a čo sme sa naučili od našich klientov. Budeme radi, ak pridáte svoje skúsenosti.

Stretnutie nemusí začať o celej

Kalendáre a plánovacie nástroje nás tlačia do toho, aby stretnutia začali presne o celej hodine a končili rovnako o celej hodinu alebo polhodine. Vzniká tak krásny plný kalendár, ktorý vyzerá veľmi busy a efektívne. Opak je pravdou, problémom je, že medzi stretnutiami nie je ani chvíľa na zmenu fokusu, vydýchnutie a pod.

Od našich klientov v Prazdroji sme sa naučili na toto skvelý hack. Skúste začať stretnutie napr. o 10:05 a skončite ho o 10:55. Budete mať 50 minút na prácu a 10 minút na prípravu na ďalšie stretnutie. Je to dokonalý malý trik a vyslovene ho odporúčame, takéto plánovanie zlepšuje celý deň. Treba pri tom len trošku zabojovať s kalendárom, ktorý sa snaží dať stretnutie na celú hodinu.

Stretnutie nemusí trvať hodinu

Ako povedal Martin, stretnutie nemusí trvať hodinu. Zistili sme (a určite ste si to všimli aj vy), že pri stretnutiach minieme toľko času, koľko je naplánované. A najľahšie je plánovať na všetko hodinu.

Starovekí gréci mali pre čas 2 slová: chronos a kairos. Chronos je meraný čas (1 hodina) a kairos je „správny čas“. Napr. správny čas variť cestoviny je pokiaľ nie sú al dente, meraný čas na krabici môže byť 12 minút. Správny čas na brainstorming je, kým máme nápady. Nemusí to byť hodina.

Všimnite si ten rozdiel pri obyčajných telefonátoch, volávate niekomu presne hodinu? Nie, zvyčajne voláme, kým si je čo povedať.

Stretnutie preto niekedy skúste skončiť skôr, alebo naplánovať kratšie. Uvidíte, koľko ľudí vám bude vďačných.

Nemusíme sa vidieť

Zoom, teams, skype, whereby a pod nám dali tú skvelú výhodu, že sa vidíme. Je to super, ak máte stretnutie s niekym po prvý krát, alebo len raz za čas, alebo potrebujete vidieť reakcie (napr. pri prezentácii, či briefingu). Pri celodennom mítingovaní so zapnutou kamerou je to naopak veľmi únavné a boli z toho hlava (tento problém má názov, volá sa zoom fatigue).

Su na to viaceré dôvody, po prvé permanentne a sústredene pozeráme do jednej vzdialenost a na jedno miesto, z čoho sú logiciky oči unavené, k tomu sa snažíme neustále koncentrovať, ale hlavne máme pocit, že na nás stále pozerá skupina ľudí a podvedome riešime, ako vyzeráme (a to je veľmi únavné).

Keď sme skúsili vypnúť kamery, hneď sme sa cítili lepšie a uvoľnili sme sa ešte viac. Mne to veľmi pomohlo, lebo sa môžem počas stretnutia prechádzať a vtedy sa mi lepšie rozmýšľa.

Aké sú vaše tipy?

Toto sú 3 naše hlavné skúsenosti,  ktoré nám pomáhajú byť kreatívni a zároveň nevyhorieť ani pri online meetingoch.

Okrem toho nám pomáhajú aj klasické tipy, ako plánovať si čas na prácu (čo sa na meetingoch nedá), nemultitaskovať, pripraviť sa na stretnutie, mať agendu, organizovať čo najmenej stretnutí a pozývať len naozaj dôležitých ľudí a pod. Pri online stretniach vnikajú ale ďalšie špecifické výzvy.

Dajte nám vedieť, čo funguje pri online stretnutiach u vás.